Comment annuler des projets à la dernière minute, selon les experts en étiquette

Nous détestons tous être cette personne : celle qui se désiste à la dernière minute et laisse tout le monde en galère. Mais parfois, vous ne pouvez tout simplement pas y arriver. Peut-être que vous êtes malade, que vous devez gérer une urgence familiale, ou que vous avez mal évalué l’énorme quantité de travail que vous devez terminer. Vous ne voulez pas abandonner, mais vous n’avez peut-être vraiment pas le choix.

« Il y a tant de raisons pour lesquelles vous pourriez devoir annuler. La vie arrive et les plans peuvent changer de manière inattendue », dit Jacqueline Whitmore, experte en étiquette et fondatrice de The Protocol School of Palm Beach.

Alors, comment annuler vos plans sans vous sentir comme un véritable lâche ? Nous avons demandé aux experts en étiquette de nous donner leur avis.

Parfois, Vous Devez Annuler

Annuler des plans n’est pas toujours une question de paresse ou d’irresponsabilité—parfois, c’est tout simplement inévitable. La vie vous surprend et vous n’avez pas le choix.

Voici quelques situations qui pourraient vous obliger à annuler des plans :

• Urgences : Qu’on le veuille ou non, il y a parfois des urgences qui nécessitent votre attention. Cela peut être une affaire familiale, une crise au travail, ou un enfant malade.
• Événements imprévus : Parfois, des choses se produisent qui échappent simplement à votre contrôle. Cela peut aller d’un accident de voiture à un changement soudain de temps qui rend le voyage dangereux.
• Problèmes de santé physique : Si vous vous sentez mal, que ce soit à cause d’une grippe, d’un mal de tête, ou d’un problème plus sérieux, il est préférable d’annuler vos plans. Se présenter quand vous êtes malade et épuisé ne rend service à personne.
• Pauses pour la santé mentale : Votre santé mentale est tout aussi importante que votre santé physique. Si vous vous sentez épuisé, dépassé, anxieux, ou émotionnellement drainé, il est acceptable de prioriser votre bien-être et d’annuler vos plans.
• Maladies contagieuses : Si vous avez une maladie contagieuse, il est de votre responsabilité de protéger les autres en restant chez vous et en évitant les contacts sociaux.

Évaluer la Situation

Avant d’envoyer ce message « Désolé, je ne peux pas venir », prenez un moment pour évaluer la situation. Chaque raison ne justifie pas une annulation de dernière minute, et la manière dont vous gérez cela peut affecter vos relations.

Voici comment déterminer si annuler est nécessaire et évaluer les conséquences possibles en conséquence :

• Considérez votre raison : Demandez-vous si vous annulez pour une véritable raison, ou si vous n’êtes tout simplement pas dans le mood. Si vous êtes malade, faites face à une urgence, ou êtes complètement dépassé, annuler pourrait être la bonne décision. Mais si ce n’est qu’un léger inconvénient ou une humeur passagère, persévérer pourrait valoir le coup.
• Pensez au type d’événement : S’agit-il d’une rencontre décontractée où les autres peuvent continuer sans vous ? Ou du mariage de votre meilleur ami où vous êtes le porteur des alliances ? Pensez au type d’événement et à l’importance de votre présence pour l’activité.
• Anticipez la réaction de la personne : Essayez d’anticiper la réaction de l’autre personne à votre annulation. Va-t-elle être en colère, contrariée ou déçue si vous annulez, ou est-ce que c’est calme ?
• Peser les dynamiques relationnelles : Annulez-vous pour un ami proche, un membre de la famille, ou une connaissance plus éloignée ? Une relation forte et établie peut généralement supporter une annulation de dernière minute, surtout si vous avez une bonne raison.
• Réfléchissez à votre historique : À quelle fréquence avez-vous annulé pour cette personne/groupe ? Si c’est la première fois, ils seront probablement compréhensifs. Mais si vous vous êtes désisté quelques fois récemment, cela pourrait commencer à nuire à la relation.
• Vérifiez le timing : Les annulations de dernière minute sont perçues différemment selon le timing. Annuler une heure avant un spectacle pour lequel votre ami a acheté des billets ? C’est dur. Faire savoir à quelqu’un le jour précédent que vous ne pouvez pas y aller ? Bien plus gérable. Si vous devez annuler, faites-le le plus tôt possible pour minimiser les inconvénients.

Comment Annuler Ses Plans Avec Grâce

Annuler des plans à la dernière minute peut être terrible, mais la façon dont vous gérez cela peut changer la donne. Nous avons demandé aux experts en étiquette comment se retirer avec élégance.

Annuler Avec des Collègues ou un Patron

Les annulations liées au travail nécessitent tact et professionnalisme. Voici comment bien le faire :

• Donnez le plus de préavis possible : Dans un cadre professionnel, il est préférable d’informer quelqu’un dès que possible, que ce soit par e-mail ou par message, dit Kristi Spencer, experte en étiquette et fondatrice de The Polite Company. Cela donne à la personne le temps de s’ajuster ou de déléguer des tâches.
• Soyez direct : Whitmore recommande d’être honnête et concis. « Vous n’avez pas à partager chaque détail, mais une brève explication honnête aide l’autre personne à comprendre vos circonstances. »
• Présentez des excuses : Reconnaissez que cela pourrait être gênant et offrez à la personne une excuse sincère, dit Spencer. La recherche nous montre que s’excuser est essentiel pour maintenir des relations, tant professionnelles que personnelles.
• Suggérez une solution : Aidez à rectifier la situation en proposant des solutions. Trouvez quelqu’un pour vous remplacer, déléguez votre part du projet, envoyez votre présentation par e-mail, ou offrez une alternative.
• Replanifiez : Suggérez un nouveau moment pour vous rencontrer ou partagez vos disponibilités pour que l’organisateur puisse trouver un moment qui convienne, dit Spencer.

Annuler Avec des Amis Proches

Avec des amis, l’honnêteté et un peu d’effort peuvent faire une grande différence. Voici comment annuler des plans sans nuire à vos relations :

• Appelez-les : Quand il s’agit d’amis ou de membres de la famille, Spencer recommande de décrocher le téléphone ou d’avoir une conversation en face à face avec eux. Un appel est préférable à un message ou à un e-mail, ajoute Whitmore.
• Faites-leur savoir dès que possible : Ce n’est pas facile de décevoir les gens, mais plus vous attendez pour présenter vos regrets, plus cela peut sembler mal pour tout le monde, dit Spencer.
• Soyez honnête : Évitez les excuses bidon. Si vous êtes trop fatigué pour sortir, soyez honnête avec votre ami et dites-lui que vous devez reprogrammer. Si votre raison est sincère, il comprendra.
• Proposez de reprogrammer : Proposez de reprogrammer, et soyez précis à ce sujet, dit Whitmore. « Au lieu de dire ‘rencontrons-nous une autre fois’, proposez des dates alternatives. »
• Compensez-les : Si possible, faites quelque chose de spécial pour montrer à votre ami que vous tenez à lui et que vous regrettez d’avoir dû annuler. Offrez-lui des fleurs, faites-lui un gâteau, ou achetez-lui un petit cadeau pour vous faire pardonner.
• Faites une compensation : Si l’annulation impacte l’autre personne financièrement ou logiquement, proposez de compenser, dit Whitmore. Par exemple, si votre ami a acheté des billets de cinéma et que vous devez vous désister à la dernière minute, assurez-vous de le rembourser.

Annuler Avec des Membres de la Famille

Il est important d’être attentif en annulant des projets avec des membres de la famille. « Cela peut sembler que l’annulation n’est pas si grave avec la famille, mais cela importe toujours », dit Spencer. Voici comment le faire respectueusement :

• Ne les laissez pas en plan : Les parents et les proches apprécient généralement d’avoir un préavis, surtout si des déplacements ou des repas sont prévus. Si quelque chose se présente, informez-les dès que possible, dit Spencer.
• Dites-leur que vous êtes désolé : Même si vous savez qu’ils vont comprendre, présentez vos excuses sincèrement et faites-leur savoir que vous tenez à eux. Ne les laissez pas penser que vous les prenez pour acquis.
• Soignez votre sensibilité : Soyez sensible à leurs besoins et à leurs circonstances. Reconnaissez qu’ils pourraient être déçus, en colère, ou même blessés par le changement de plans, et abordez la situation avec empathie et compréhension.
• Suggérez des alternatives : Si possible, suggérez un nouveau plan, proposez d’autres dates, ou promettez une visite plus longue la prochaine fois.

Ce Qu’il Ne Faut Pas Faire En Annulant Des Plans

Annuler des plans à la dernière minute est déjà assez mauvais, mais ces erreurs peuvent faire en sorte que vous ayez l’air encore plus mal :

• Attendre la dernière seconde pour annuler : Ne donner que peu ou pas de préavis est frustrant pour l’autre personne—surtout si elle est déjà sortie de chez elle, a fait des réservations, ou a réorganisé son emploi du temps. Si vous devez annuler, faites-le le plus tôt possible, sauf en cas d’urgence absolue.
• Faire des excuses farfelues : Évitez de mentir ou de donner des excuses bidonnées, dit Spencer. La recherche montre que mentir peut nuire à la qualité de vos relations. « L’honnêteté est la meilleure politique », ajoute Whitmore.
• Blâmer les autres : Prenez la responsabilité de votre propre besoin d’annuler. « Évitez de rejeter la faute sur les autres », dit Whitmore.
• Ignorer la personne : L’ignorance ou les silences radio sont la pire façon d’annuler. Si vous devez vous désister, soyez franc au lieu de laisser l’autre en suspens.
• Faire cela régulièrement : Annuler à chaque fois que vous faites des projets ? Les gens vont le remarquer. Des désistements tardifs fréquents peuvent nuire à votre réputation et à vos relations, alors ne faites pas de cela une habitude.

À Garder à L’esprit

En résumé ? Il se peut que vous deviez parfois annuler des plans. Ne vous en voulez pas, soyez juste un bon humain à ce sujet. Un peu d’honnêteté, beaucoup de considération, et une volonté de remédier à la situation peuvent faire beaucoup de bien !