Vous avez déjà l’impression d’être à la traîne sur tout ce que vous souhaitez accomplir ? Nous savons ce que c’est que d’être complètement submergé en essayant de jongler avec un zillion de choses à la fois. Entre le fait de maintenir le cap au travail, d’essayer d’avoir une vie sociale et de vouloir manger quelque chose qui n’est pas à emporter, il n’est pas surprenant que nous soyons tous sur le point de craquer.
Voici la Matrice d’Eisenhower—un outil de productivité qui peut nous aider à trier notre chaos en morceaux gérables. C’est un outil pour comprendre nos priorités et les aborder en fonction de leur importance et de leur urgence, déclare Aimee Daramus, PsyD, psychologue clinicienne à Clarity Clinic, Chicago.
Cette matrice simple mais puissante peut nous aider à prioriser les tâches, à éliminer les distractions et à concentrer notre énergie sur ce qui compte vraiment. Voyons comment cela fonctionne.
Comprendre la Matrice d’Eisenhower
Également connue sous le nom de Méthode Eisenhower, de Matrice de Décision Eisenhower ou de Matrice Urgente-Importante, cet outil est basé sur le style de gestion de l’ancien président américain, Dwight Eisenhower. Les mots de l’ancien président, « Ce qui est important est rarement urgent, et ce qui est urgent est rarement important » forment la base de la matrice.
L’idée est de faire une liste des tâches que vous devez accomplir et de les classer comme importantes ou non importantes, et comme urgentes ou non urgentes, explique Dr. Daramus. « Cela vous aide à savoir quelles tâches accomplir en premier. »
En vous basant sur ce classement, vous pouvez diviser toutes les tâches sur votre liste de choses à faire en quatre catégories, ou quadrants :
- À faire (important et urgent): Il s’agit de tâches qui sont à la fois importantes et urgentes, donc elles doivent être votre priorité absolue. Cette catégorie comprend des choses comme terminer une tâche importante qui doit être remise dans une heure ou régler ce tuyau qui fuit avant que votre salle de bain ne se transforme en lac.
- Décider/planifier (important mais pas urgent): Ce sont des tâches importantes mais pas super urgentes, donc vous pouvez les planifier pour une date ultérieure quand vous serez moins débordé. Comme acheter un cadeau pour votre meilleur ami avant son anniversaire le mois prochain – cela doit être fait, mais pas tout de suite.
- Déléguer (urgent mais pas important): Ce sont des tâches qui doivent être faites rapidement mais ne nécessitent pas nécessairement que vous les fassiez, donc vous pouvez les déléguer à quelqu’un d’autre. Par exemple, si votre pelouse a besoin d’être tondue, vous pouvez demander à un membre de la famille de vous aider si vous avez trop à faire.
- Supprimer (ni important ni urgent): Ce sont des tâches qui ne sont ni urgentes ni importantes. Elles n’ajoutent aucune valeur à votre vie et ne sont que des distractions, donc elles peuvent être supprimées de votre liste de choses à faire. Des exemples incluent faire défiler sans fin les réseaux sociaux, ou regarder une émission aléatoire qui ne vous intéresse même pas juste parce qu’elle est à la mode.
Il est important de noter que les tâches peuvent avoir besoin d’être réorganisées entre les quadrants. Par exemple, une visite chez le médecin peut être planifiée pour la semaine prochaine si c’est juste un contrôle de routine mais peut devoir être avancée si vous ne vous sentez pas bien.
Les avantages d’utiliser la Matrice d’Eisenhower
La Matrice d’Eisenhower peut offrir plusieurs avantages qui vous aident à économiser du temps et de l’énergie :
- Prioriser ce qui compte vraiment : Cette méthode vous aide à faire d’abord les choses les plus importantes, afin que vous ne perdiez pas de temps, déclare Dr. Daramus. Tracer votre liste de choses à faire dans des quadrants sur une grille peut vous aider à visualiser vos priorités.
- Réduire le stress : Lorsque vous êtes débordé, vous pouvez avoir l’impression de vous noyer dans une mer de choses à faire. Utiliser cette matrice peut vous aider à savoir ce qu’il faut aborder en premier et ce qui peut attendre, rendant ainsi votre charge de travail moins chaotique. Cette clarté peut rendre même les journées les plus chargées plus gérables, réduisant votre niveau de stress.
- Augmenter la productivité : Lorsque vous avez un plan clair en place, vous pouvez passer moins de temps à décider quoi faire ensuite et plus de temps à accomplir réellement les tâches.
- Encourager la délégation : La matrice vous rappelle que vous n’avez pas à tout faire vous-même. Déléguer des tâches qui ne nécessitent pas votre expertise vous libère du temps pour des choses qui nécessitent réellement votre attention.
- Éliminer les distractions : En identifiant les tâches qui ne sont ni urgentes ni importantes, la matrice facilite la coupe des distractions et la concentration sur des activités qui ajoutent de la valeur à votre vie.
Cette méthode vous aide à faire d’abord les choses les plus importantes, afin que vous ne perdiez pas de temps.
Appliquer la Matrice d’Eisenhower dans la vie quotidienne
Appliquer la Matrice d’Eisenhower à votre vie quotidienne n’est pas très difficile. Voici comment vous pouvez la mettre en œuvre :
- Commencez par un brain dump : Écrivez tout ce qui vous vient à l’esprit, chaque tâche, corvée, course et activité que vous devez accomplir. Ne vous retenez pas – écrivez tout pour savoir avec quoi vous devez composer.
- Classez les tâches dans les quatre quadrants : Sur une nouvelle page, dessinez une boîte avec quatre carrés représentant les quatre quadrants. Parcourez votre liste et catégorisez chacune des tâches que vous avez à faire dans l’un des quatre quadrants.
- Abordez les priorités critiques en premier : Commencez votre journée avec des tâches du quadrant « À faire » pour réduire les tâches critiques qui sont à la fois urgentes et importantes.
- Planifiez des tâches pour plus tard : Allouez des moments spécifiques pour travailler sur le quadrant « Planifiez-le », afin de ne rien manquer d’important.
- Déléguez ce que vous n’avez pas besoin de faire vous-même : Déléguez activement les tâches dans le quadrant « Déléguez-le » pour vous dégager du temps.
- Éliminez les choses qui font perdre du temps : Évitez les distractions en écartant consciemment les tâches du quadrant « Supprimez-le ».
- Examinez vos progrès : Il peut être utile de revoir votre matrice tout au long de la journée ou de la semaine. À mesure que de nouvelles tâches émergent, vous pouvez les ajouter aux catégories et ajuster votre emploi du temps en conséquence.
Matrice d’Eisenhower et TDAH
Le trouble du déficit de l’attention/hyperactivité (TDAH) peut rendre difficile la concentration, l’organisation et l’accomplissement des tâches. Selon Tatiana Rivera Cruz, MSW, LCSW, une thérapeute chez ADHDAdvisor, « La Matrice d’Eisenhower peut être utile pour les patients TDAH car elle fournit un cadre clair et structuré pour gérer différentes tâches ». Voici comment la matrice peut aider les personnes vivant avec le TDAH :
- Identifier les priorités : Le TDAH peut rendre toutes les tâches également urgentes, ce qui peut être accablant. La Matrice d’Eisenhower fournit un cadre visuel qui aide à identifier facilement ce qui nécessite une attention immédiate et ce qui peut attendre, coupant à travers le bruit.
- Réduire le sentiment d’accablement : Une longue liste de choses à faire, non structurée, peut sembler chaotique et franchement effrayante. Diviser les tâches en quatre quadrants fournit une structure et rend la liste moins intimidante. Il est plus facile de s’attaquer à un quadrant gérable qu’à une liste sans fin sans point de départ clair.
- Améliorer la gestion du temps : Le TDAH peut souvent causer une cécité temporelle, rendant difficile l’estimation du temps que les tâches prendront ou le respect des délais. En planifiant des tâches non urgentes mais importantes à l’avance, la matrice aide à éviter les précipitations de dernière minute et les délais manqués.
- Éliminer les distractions : Le TDAH peut créer une prédisposition à des tâches qui semblent faciles ou amusantes, même si elles ne sont pas importantes. La matrice facilite la reconnaissance et l’évitement des pertes de temps.
Cette méthode réduit efficacement la surcharge cognitive, améliore la productivité et crée un sentiment d’accomplissement, explique Cruz.
Surmonter les défis courants
Bien que la Matrice d’Eisenhower soit un outil puissant, elle présente parfois des défis. Voici quelques obstacles courants que les gens rencontrent lorsqu’ils utilisent la matrice et des stratégies pour les surmonter :
- Difficulté à catégoriser les tâches : Il n’est pas toujours clair si une tâche est urgente, importante ou les deux. Certaines tâches peuvent sembler urgentes à cause de la pression extérieure, même si elles ne sont pas véritablement importantes. Essayez de vous demander : y aura-t-il des conséquences sérieuses si cela n’est pas fait aujourd’hui ?
- Passer trop de temps sur la matrice : Vous pourriez tomber dans le piège d’une suranalyse de votre liste de tâches au lieu de les accomplir réellement, surtout si vous êtes un perfectionniste. Il peut être utile de régler un minuteur et de vous limiter à 10-15 minutes pour trier les tâches dans la matrice.
- Ignorer les tâches non urgentes mais importantes : Les tâches dans le quadrant « Planifiez-le » (importantes mais pas urgentes) sont souvent négligées au profit de tâches urgentes, ce qui entraîne du stress de dernière minute. Il est important d’ajouter ces tâches à votre calendrier avec des délais, afin que vous finissiez effectivement par les faire.
- Ne pas déléguer des tâches : Il peut être difficile de lâcher prise ou de décider à qui déléguer des tâches. Vous pourriez également vous sentir coupable de transférer du travail. Cependant, l’essentiel est de trouver la bonne personne pour la tâche, d’expliquer ce qui doit être fait, et de lui faire confiance pour bien le faire.
- Avoir du mal à supprimer des tâches :Il est facile de s’accrocher à des tâches de faible valeur, soit par habitude, soit parce qu’elles vous donnent un sentiment d’accomplissement. Il est important de reconnaître que ces tâches n’ajoutent aucune valeur et d’utiliser votre temps pour faire quelque chose de plus significatif à la place.
- Les interruptions inattendues vous déroutent : La vie arrive, et des interruptions imprévues peuvent perturber votre matrice soigneusement élaborée. Restez flexible et prévoyez du temps tampon dans votre emploi du temps, ainsi vous pourrez faire face aux urgences de dernière minute.
Résumé
À la fin de la journée, nous voulons tous avoir l’impression de maîtriser les choses au lieu de toujours essayer de rattraper notre retard. En divisant nos listes de tâches en morceaux gérables, nous pouvons enfin arrêter de courir après notre queue et commencer à faire des choix intentionnels sur l’utilisation de notre temps et de notre énergie. Bien sûr, utiliser cet outil ne supprimera pas magiquement tout notre stress, mais cela peut nous aider à nous sentir un peu moins accablés et beaucoup plus en contrôle.
